Come inviare una newsletter aziendale?

Come inviare una newsletter

Avete un nutrito elenco di clienti dotati di e-mail, così vi è venuto in mente che potreste sfruttarli per inviare una newsletter aziendale.

ATTENZIONE: creare e inviare una newsletter non è come mandare una mail ad un singolo cliente!

Ci sono regole – e sanzioni! – ben precise. Parliamone insieme.

Cos’è una newsletter?

Con newsletter intendiamo quelle mail a carattere informativo/promozionale inviate dalle aziende ai proprio clienti o utenti. Le newsletter sono anche cartacee, ma, come è facile immaginare, i costi di stampa e distribuzione rendono decisamente meno appetibile e immediata questa seconda forma.

Le newsletter hanno una frequenza variabile che può essere indicata al momento dell’iscrizione. Tuttavia non è obbligatorio segnalare il numero di invii mensili o annuali: i piccoli siti spesso non hanno neppure una frequenza certa. Nella maggioranza dei casi si scopre “solo vivendo”.

Rappresenta sicuramente un ottimo sistema per rimanere in contatto con il proprio pubblico. A patto che sia davvero interessante. Come sempre più spesso accade con gli strumenti online, la qualità determina il successo delle iniziative. Diventa quindi imperativo:

  • Pensare ad una grafica accattivante pensata per pc ma soprattutto per mobile.
  • Eliminare fronzoli e ghirigori. Preferite semplicità e pulizia. Leggere su un piccolo schermo non è agevole, dobbiamo facilitare il più possibile le cose ai nostri utenti ed evitare che ci cancellino.
  • Scrivere in maniera semplice, concisa e corretta. Se vogliamo approfondire possiamo aggiungere un link che rimandi alla notizia completa.
  • Evitare gli allegati. Oltre ad aumentare la possibilità di venire bloccati dagli antivirus, si rischia che non vengano mai aperti. Siete proprio sicuri che tutti abbiano l’app giusta per aprire un pdf sullo smartphone? O, peggio ancora, un file in Word?
  • Dare vere notizie ed informazioni. E’ inutile riproporre le stesse offerte più volte o inviare una newsletter solo per dire: “Ehi, siamo ancora qui, passa a trovarci!”. Il tempo è l’elemento più prezioso a disposizione di qualsiasi individuo e non viene speso così facilmente come si crede. Se vogliamo guadagnare attenzione, dobbiamo regalare informazioni di valore.

L’invio di newsletter ricade sotto la normativa del Codice Privacy d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196. In sostanza, scocciare persone disinteressate ai vostri servizi direttamente nella loro casella di posta può dar luogo a sanzioni. Il Garante per la Privacy ha preparato un interessante e semplice Vademecum dedicato al marketing, a cui potreste dare un’occhiata per capire meglio quali sono i limiti entro i quali potete operare.

Come posso inviare una newsletter?

Dimenticatevi di utilizzare Outlook o Gmail. Per prima cosa rischiate di vedervi bloccare l’account e in secondo luogo non è un sistema professionale.

Esistono diverse piattaforme online per l’invio di newsletter aziendali. Tutte danno la possibilità di gestire le iscrizioni e creare in modo semplice ed intuitivo la struttura. Inoltre, dopo l’invio, potrete controllare le statistiche su aperture, click e, nei casi più avanzati, anche le attività di ogni singolo utente. Di seguito ve ne segnalo alcune.

Mailchimp. E’ un sistema estremamente avanzato per l’invio di newsletter. Fino a 2.000 contatti e 12.000 e-mail al mese è gratuito, poi i costi crescono velocemente. Ha tantissimo temi grafici e una possibilità di personalizzazione davvero interessante. Già nella fascia gratuita permette di fruire di statistiche molto complete. L’unico neo è la lingua: è totalmente in inglese.

Mailup. Si può accedere ad un periodo di prova gratuito, poi è a pagamento, ma i costi sono accessibili. Ci sono molti tutorial e l’assistenza è molto buona. La personalizzazione grafica e le statistiche sono un po’ meno semplici da gestire rispetto a Mailchimp, ma nel complesso è un buono strumento. E’ in italiano.

Voxmail. Decisamente più spartano rispetto ai primi, può essere comunque una soluzione interessante. E’ gratuito fino a 2.500 contatti e 15.000 mail al mese. Molto semplice, ha meno possibilità di personalizzazione e ha statistiche meno particolareggiate. Anche in questo caso è in italiano.

Esistono molti altri sistemi e piattaforme, ma ho preferito indicare quelli che ho provato personalmente. Non ho mai provato ad inviare newsletter tramite programmi da installare su PC: l’idea di dover gestire un invio massivo dalla rete internet del mio ufficio non mi ha mai convinta. Oltre al fatto che si aggiunge una complicazione dovuta all’installazione di un software… Pigrizia da 21° secolo!

Per il corretto invio di una newsletter

Come ho già detto, per inviare mail di carattere informativo/commerciale è necessario che le persone che le riceveranno abbiano dato il loro consenso alla ricezione… Il fatto che abbiate trovate l’indirizzo di posta elettronica su Internet non significa che possiate usarlo!

Quindi, i vostri utenti devono aver preso visione e accettato una specifica informativa sulla privacy, nella quale sono stati esplicitamente avvertiti che il loro indirizzo e-mail sarà utilizzato per l’invio di messaggi promozionali. Inoltre, dovete indicare chi gestirà questi dati (Titolare del trattamento), dove saranno conservati e come richiederne la modifica/cancellazione.

Se inviate una newsletter “normale”, sarà arricchita anche da immagini e stili particolari. In questo caso è sempre bene inserire un link che porti l’utente all’interno del browser (Chrome, Explorer, Firefox…). Non sempre infatti le immagini vengono caricate nei programmi di posta elettronica.

Inoltre, deve essere sempre inserito un link per cancellarsi dai nostri elenchi. Alcune persone potrebbero essersi iscritte per sbaglio: devono poter eliminare l’iscrizione in maniera semplice, chiara e immediata. Non è sufficiente indicare la vostra mail per la cancellazione.

Vi sembra complicato?

Gestire un sistema di newsletter non è semplice. E’ un vero e proprio servizio editoriale, con le proprie regole e precise strategie. Se non avete tempo da dedicargli, pensate ad un modo più semplice per raggiungere i vostri clienti.

Considerate, però, che si tratta di un sistema estremamente efficace per comunicare a tutti novità e informazioni e che, in taluni casi e con le opportune suddivisioni degli utenti, potrebbe diventare un efficacie sistema di assistenza. Potreste raggiungere in un sol colpo, per esempio, tutti coloro che in questo periodo dell’anno hanno bisogno di acquistare materiale scolastico o richiedere una consulenza per l’avvio di una piscina.

Se siete dubbiosi o preferite affidarvi a professionisti, chiamateci! Il nostro Studio di Comunicazione è a vostra disposizione per dubbi e informazioni.