Come preparare un piano di comunicazione

Preparare un piano di comunicazione

Arriva novembre e con la fine dell’anno è tempo di pensare alla comunicazione dei prossimi 12 mesi per evitare approssimazioni e brutte sorprese.

Un piano di comunicazione aiuta a gestire e programmare con anticipo tutte le attività promozionali, informative e di branding dell’intero anno.

Entro il 31 dicembre sarete in grado di prevedere quanto, quando, dove e come spenderete il vostro budget di comunicazione per l’anno successivo. Conoscerete con largo anticipo le campagne dei successivi dodici mese e l’elenco di tutti gli argomenti che approfondirete su blog, social e articoli.

Come decidere in anticipo le campagne informative e pubblicitarie?

Per poter programmare con largo anticipo le campagne promozionali e informative all’interno di un piano di comunicazione, è necessaria una buona analisi delle attività messe in atto da noi e dai nostri concorrenti. A ciò va abbinato uno studio del nostro mercato di riferimento, con le prospettive attese per i prossimi 12 mesi.

Quindi, prendete carta e cominciate a pensare seriamente alle vostre iniziative in corso e a quelle del prossimo futuro. Se volete, potete ricorrere al modello del piano di comunicazione che abbiamo preparato per voi.

Consulenze di comunicazione aziendale
Progettare un piano di comunicazione personalizzato

Analisi in sei punti

  • Mercato di riferimento

    Come va il settore? Quali sono le ultime tendenze? Ci sono opportunità da sfruttare? Non limitatevi alla vostra esperienza, ma controllate dati ufficiali e imparziali. Il nostro punto di vista è sempre limitato.

  • Concorrenti

    Come si comportano i vostri principali concorrenti? Quali attività di comunicazione hanno intrapreso? Hanno avuto successo? I concorrenti non vanno copiati, ma possono aiutarci a capire nuove tendenze. O ad evitare errori.

  • Clienti

    Il numero dei vostri clienti è aumentato nell’ultimo anno? Chi cerca la vostra attività? Come arriva a voi? Le statistiche interne sono fondamentali per capire su cosa investire. Senza contare che sono gratuite e a vostra completa disposizione.

  • Pubblicità

    Avete fatto delle inserzioni pubblicitarie? Con quali mezzi? A chi erano dirette? Hanno avuto successo? Quanto vi sono costate?

  • Internet

    Avete un sito internet? È stato aggiornato negli ultimi 12 mesi? Con quali contenuti? Chi lo ha visitato? Conoscete le statistiche di visita? Anche in questo caso i vostri nuovi contatti potrebbero essere a portata di mano. Anzi, di click.

  • Social media

    Avete dei social media aziendali? Li avete aggiornati con costanza durante l’anno? In che modo? Vi hanno portato nuovi contatti? Hanno aumentato la vostra visibilità? I social sono le nuove piazze virtuali, non lasciatevele scappare.

Avete trovato tutto? Avete un’idea più chiara di come avete condotto – o meno – la vostra comunicazione nell’ultimo anno?

Bene, perché da lì dovremo partire. Nel piano di comunicazione dovete eliminare tutto ciò che non ha dato frutto e ripensarlo in maniera produttiva. Facciamo un esempio: le inserzioni sulla carta stampata non hanno portato nuovi clienti? Dovreste cercare di capire il perchè e, prima di abbandonare definitivamente, provare alcune soluzioni:

  • Cambiare media (es. affissioni, spot radiofonici, pubblicità online…).
  • Rivedere il messaggio della campagna pubblicitaria con la vostra agenzia di fiducia.
  • Valutare la frequenza e il budget speso (Forse lo spazio acquistato non era sufficiente)

Per il prossimo anno dovete tenere conto di tutto ciò e riformulare le vostre priorità. Inutile dire che il budget a disposizione per la comunicazione è sempre poco, non è il caso di disperdere le forze in un rivolo inutile di mezzi che non danno risultato.

Come scegliere il mezzo di comunicazione per raggiungere i clienti?

Scegliere il mezzo di comunicazione

Non esiste “IL” mezzo migliore, esistono tante strade per raggiungere persone interessate ai vostri servizi.

Nel vostro piano di comunicazione potreste preferire i mezzi tradizionali, come le inserzioni su quotidiani e riviste, oppure ricorrere a Google Adwords e alla pubblicità su Internet. Scegliere un mezzo piuttosto che un altro non è indifferente: dovete conoscerne bene le potenzialità e il linguaggio per arrivare davvero al vostro pubblico.

Se siete indecisi o semplicemente inesperti, la scelta migliore potrebbe essere affidarvi ad un’agenzia pubblicitaria o ad un consulente di comunicazione. Quest’ultimo non è solitamente legato alla vendita diretta di spazi pubblicitari, ma può offrirvi soluzioni trasversali e di vario genere volte a far circolare il nome della vostra azienda. Proprio perché non è legato ad un mezzo specifico, può darvi una visione più ampia ed imparziale.

I mezzi di comunicazione possono variare anche a seconda del messaggio che volete veicolare. Se il vostro scopo è attirare l’attenzione su una nuova collezione di abbigliamento, difficilmente potrà andare bene lo spazio a fianco della testata di un quotidiano, anche se di particolare pregio.

Ovviamente, la scelta deve cadere su media frequentati dai vostri potenziali clienti: se vendete libri in braille per ciechi forse non è il caso di pensare alla cartellonistica stradale.

La stesura di un piano di comunicazione

Una volta scelti i mezzi di comunicazione, il pubblico da raggiungere e il messaggio da inviare, siete pronti per riempire il vostro calendario annuale per le attività di comunicazione. Potete scaricare il nostro modello in Excel, oppure ricrearlo a vostro piacimento.

Un riepilogo visivo di tutti i mesi potrebbe aiutarvi a non concentrare le attività pubblicitarie in alcuni mesi e lasciare gli altri completamente vuoti.

Le attività di comunicazione da prevedere riguardano le inserzioni pubblicitarie tradizionali e la pubblicità online, ma anche l’aggiornamento del sito internet e delle pagine social aziendali e la realizzazione di eventi legati alla vostra attività.

Quando è il momento migliore per le inserzioni e la pubblicazione di post?

Anche in questo caso, dipende dal contenuto delle vostre comunicazioni aziendali, dal media utilizzato e dal pubblico da raggiungere.

Per orientarvi potete sfruttare Google Trends un interessante strumento che vi indica l’andamento delle ricerche di un determinato argomento su web. In questo modo potrete individuare i periodi migliori per un’inserzione. Tuttavia, tenete sempre conto del fatto che ciò che state vedendo sono le ricerche online delle persone: nella realtà le cose potrebbero essere diverse.

Per avere un piano di comunicazione completo e reale dovrete inserire anche il budget che intendete spendere per ogni tipo di attività. Anche in questo caso, sarebbe opportuno farvi fare qualche preventivo in merito o rivolgervi ad un consulente di comunicazione: eviterete così, cifre incongruenti o inadeguate alla campagna informativa.

Il piano di comunicazione sarà terminato quando avrete un quadro completo della programmazione dell’anno prossimo, con tanto di indicazione di spesa prevista.

A questo punto, non vi resta che creare i contenuti e godervi i risultati della vostra pianificazione annuale.

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